うーん、この時代に書類の整理の仕方を学ぶのって、電卓の時代にそろばんの練習をさせるようなものじゃないでしょうか。そろばんの練習をさせるコストと電卓を買うコストを考えれば、どちらが効率的だったのかは明らかです。同じように書類はどんどん電子化していくし、アナログの書類をファイリングする技術を学ばせるよりは、それを電子化する方にコストをかけたほうがよほど合理的ではないかと思います。
しかし、今日書きたかったのはそういうことではなくて、タグや検索を使って電子化するとファイルイングのような分類の手間がほとんど要らなくなるということです。紙の書類のファイリングでも電子化されたオフィスでも、「なぜこの書類がこんな名前のフォルダーに分類されているの？」と疑問に思ってしまうことがありますよね。たぶん、分類した人と、それを後から参照する人の間に概念のズレなどがあるのでしょうが、こうしたズレが原因で、探している書類が見つからないことはよくあります。
で、そういう時に便利なのが「タグ」という概念です。別に新しい話でもなんでもなくて、2006年の「ウェブ進化論」ぐらいには載っていたと思うんですが、フォルダー分けではなくて書類に「タグ」をつけて管理しましょう、というお話です。フォルダーはひとつの書類に一つしか関連させられませんが、タグはいくつでもぶら下げることができます。たとえば「未着手」「未完成」「済」といったフェイズごとのタグも付けられますし、「教師研修」「初級」「中級」といったレベルごと、「漢字」「読解」といった業務内容ごとのタグをすべて付けることもできます。
そういうタグづけが面倒くさい場合は、そもそも検索だけで資料を探すことも簡単にできます。デスクトップでもマイドキュメントでもどこでもいいので、資料を保存する場所を決めておいたら、どんな資料であれ、すべてその中に放り込んでしまうのです。パソコンなら名前の順に並べ替えたり、作成日順に並べ替えたり、ファイルの種類ごとに並べ替えたりすることも一発でできますよね。こうした話題は四年前の超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
で注目を集めました。昔ながらのフォルダー分けから移行するのが面倒くさい人は、Googleドキュメントの「マイ・コレクション」を使ってみるといいかもしれません。これはwindowsのフォルダーのように見えますが、一つのファイルを（コピーすることなく）同時に別のフォルダーに入れることができます。ですから、業務内容ごとのフォルダーを作っておいて、それとは別に「作業中」「未着手」などの作業段階で分類することもできるのです。
個人的には「書類の整理が上手」と聞くと、「ああ、アナログな人なのね」という印象を持ってしまうことが多くなってきました。相手に自分の能力を印象づけたい時には、どちらかと言うと「検索が上手」と言ったほうがずっとスマートに聞こえるのではないかと思います。上記の「超超整理術」にも、スマートな検索方法などが紹介されていますね。
【参照】
コレクションにアイテムを追加する - Google ドキュメント ヘルプ
http://support.google.com/docs/bin/answer.py?hl=ja&answer=68491&topic=1361446&ctx=topic
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