2008年01月02日

効率化の三つの視点 1 繰り返しを避ける

このブログのタイトルは「日本語教師の仕事術」となっていますが、ブログなのであまり体系的なことは書いていません。しかし、新年だし、ちょっと普段の具体的な小技から離れて、抽象的な事を書いてみようと思います。

仕事術といっても主に効率化の面ですが、私が仕事を効率的にやろうと思うとき、三つの視点で考えることがよくあります。それは「繰り返さない」「待たない」「近道で行く」の三つです。

最初の「繰り返さない」に関しては、たとえば私たちの仕事でいえば、「主教材と一緒に復習教材も作ってしまう」というようなことです。よく、授業で扱った内容を翌週の同じ日に復習テストをしたりしますよね。しかし、明日の授業で教える教材を作ったら、来週まで待たずに復習テストも一緒に今日作ってしまうのです。

というのも、もし翌週になってから復習テストを作るとすると、主教材を作るときに開いた資料や、パソコンのフォルダーなどを、もう一度開きなおさなければならないからです。そうした物理的な繰り返しのほかに、頭の中で内容を思い出したりしなければならないのも、省略できるようになると、それまでいかに負担になっていたかがわかります。

つまり、「繰り返さない」ためには「一緒にできることは、まとめてやってしまうこと」が大事なわけですね。

とは言っても、実際には無駄な繰り返しが避けられないこともありますよね。その場合でも、避けられないにしても少し工夫すれば「繰り返せ」という命令一つで繰り返すことができるのにもかかわらず、一つ一つの手順を繰り返してしまう場合もあります。

特にパソコンを使っているときですが、たとえばワードで教材を編集中なら、キーボードのコントロールキーを押しながら、「y」を押すだけで、直前の作業を繰り返すことができます。altキーを押してから、E、Rとタイプしても同じ効果が得られます。

これを知っているだけでも、仕事の効率がずいぶん高くなると思いますので、ぜひ試してみてください。

ただし、この技は比較的単純な作業にしか適用できません。それで、もうちょっと複雑な作業になると、マクロが重宝します。マクロというのは簡単なプログラミングですので、「えー、そんなの無理だ」と思う人がいるかもしれませんが、最近のマクロはずいぶん進歩していて、「手順を記録しておいて再生」というだけの使い方もできます。ビデオデッキの「録画」ボタンを押して録画を始め、番組が終わったら「停止」ボタンを押し、見たいときに「再生」ボタンを押すような感じです。その場合は、もちろん複雑なプログラミング言語を書いたりする必要は一切ありません。

私は主に「秀丸エディター」というソフトで教材を作っているのですが(この原稿もそうです)、ワードやエクセルのマクロも、同じように「手順を記録しておいて再生する」というだけの使い方ができます。

パソコンというのは基本的に人間様の奴隷なので、なるべくこき使って使い倒してしまいましょう。

さて、今回ご紹介したコントロールキーを押しながら「y」のキーを押す、というのは、実はショートカットキーと言われるもので、他にもいくつかあります。どれも奴隷を使い倒すためには役に立つ呪文なので、次回は、これについてご紹介したいと思います。

posted by 村上吉文 at 12:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | 日本語hacks! | このエントリーをはてなブックマークに追加
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