2021年02月13日

メールに添付なんてやめよう

クリエイティブ・コモンズ・ライセンス


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冒険家の皆さん、今日もラクダに揺られて灼熱の砂漠を横断していますか?

さて、数日前の記事でワードなどの書類をメールで添付して共有するのはやめようという話を書きました。

ワードは開くことができない人が多いから迷惑なのですが、プレーンテキスト(「.txt」という拡張子のファイル)でも、そのファイルに対して何らかのコメントをしなければいけなかったり、あるいは3人以上で編集するときには大きな事故が起きるリスクがあるので僕はオススメしません。

一番よくある事故が「バージョン管理」の失敗です。バージョン管理というのは、文字通り同じ文章の古いバージョンと新しいバージョンをきちんと分けて管理するということです。

しかし、メールの添付で共同編集する場合は、しばしば大きな間違いが起きてしまいます、以下のような場合です。

1.Aさんが書いた文章をBさんとCさんがチェックしました。
2.Bさんがダウンロードして編集している間に、同じオリジナルのバージョンをCさんもダウンロードしました。
3.その後で、Bさんが自分で編集した結果をメールに添付して3人で共有しました。
4.その後Cさんが同じように添付して3人で共有しました。

この場合、最新バージョンはCさんが共有したもののように見えますが、実はCさんはBさんが編集する前のバージョンを編集しているため、そこにはBさんの編集した内容は反映されていません。

つまり、元々は一つのファイルだったのに、Bさんが編集したものとCさんが編集したものという二つのバージョンができてしまっているのです。どちらも正式なバージョンではなく、誰かがBさんの編集した部分とCさんの編集した部分を合わせてまた別のバージョンを作らなければいけません。

こうしたことは1人で編集する場合には全く問題なく、2人で編集する場合も相手が送ってきたものを待って、それを必ず編集するようにルールを作れば常に最新バージョンが一つしかないので、あまり問題になることも多くないかもしれません。

しかし、3人以上で共同編集する時には、こうしたバージョン管理の失敗は非常に多く発生しているので問題が起きやすく、問題を把握している人にとっては、その問題を解決するために非常に多くの手間がかかってしまいます。

【クラウドで解決】
この問題を解決するのは、実はとても簡単です。クラウド型のオフィスを使えばいいんです。

一番人気があるのはGoogle系のものでしょう。GoogleドキュメントやGoogleスライド、Googleスプレッドシートなどですね。WindowsでもMacでもChromebookでもスマホでも使えます。

マイクロソフトがどうしても好きな人は「Wordオンライン」などもあります。エクセルやパワポもオンライン版があります。僕はスマホでは使ってみたことはありませんが、パソコンならMacでもChromebookでも使えます。ただGoogleよりはかなり遅いので、両方使って比べてみることをおすすめしたいですね。また、Macユーザーにももちろん https://www.icloud.com/keynote などがあります。

さて、なぜこれでバージョン管理の問題が解決するのかと言うと、ファイルが一つしかないからです。オンラインにあるファイルをコピーしないで、そのまま直接編集するんですね。同時に複数の人がアクセスして編集することもできます。

【メール容量の問題にも有効】
それ以外に、会社のメールの容量が少なくて困っている現場にも、これはとても役に立ちます。メールの本文は文字データなのでデータサイズはとても小さいですし、ファイルはメールサーバーの外部にあるので、どれだけサイズの大きなファイルを大量にやりとりしてもメール容量にはカウントされないのです。

ということで、こういうクラウド型の仕事をすると、以下のメリットがあります。

1.バージョン管理の失敗による事故が防げる。
2.その事故を防ぐための煩雑な編集作業から解放される。
3.メール容量を軽減できる。

皆さんもぜひ、ファイル添付はやめて、効率的で快適なクラウド型の仕事スタイルを始めてみませんか? もちろん、僕と仕事上お付き合いのある皆さんがそうしてくれると、皆さんだけでなく僕自身も仕事が楽になるので、大変ありがたいです。

本当はメール自体ももっとビジネスチャットに移行すべきだと思うのですが、今日はここまでにしておきます。

そして冒険は続く。

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【参考資料】
むらログ: ワード添付はマナー違反
http://mongolia.seesaa.net/article/479799781.html

Google ドキュメント - オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービス
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

Wordオンライン
https://www.office.com/launch/word

『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか グーグルの個人・チームで成果を上げる方法』
https://amzn.to/3pgnwIS

むらログ: 噂のSlackを使ってみた
http://mongolia.seesaa.net/article/460052093.html

むらログ: 教員のためのSlack超入門【学級閉鎖対策】
http://mongolia.seesaa.net/article/473491767.html

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posted by 村上吉文 at 12:35 | 日記 | このエントリーをはてなブックマークに追加