2021年01月31日

ワード添付はマナー違反

クリエイティブ・コモンズ・ライセンス


むらログ画像 (6).jpg

冒険家の皆さん、こんにちは。ビジネスマナー講師の村上です。

今日は新人冒険家にありがちなビジネスマナーの間違いを教えちゃいますよ!

何かと言うと、Word や PowerPoint や Excel などのマイクロソフトのファイルをメールに添付してしまうことなんです。これがビジネスマナー違反ってご存じでしたか?ベテラン冒険家にとってはジョーシキなんですが、新人冒険家の皆さんは知らないことが多いんですよ。

それじゃあ、どうしてこれがマナー違反なんだと思いますか。

実は最近のとある冒険家の調査によるとマイクロソフトのオフィスを持っていない人がなんと21.9%にものぼるんです。


https://twitter.com/Midogonpapa/status/1351362947038076929

それから、「スマホでビジネスメールも見る」という人が93.7%もいるんです。その上、43.7%の人は、スマホでしか見ないか、スマホの方が多いと答えているんですよー!


https://twitter.com/Midogonpapa/status/1351476017903226883

スマホにはほとんどMS系のオフィスソフトは入っていないし、ウィンドウズフォンの人だって1行40文字もある文書を送りつけられてきたら、スマホじゃ読めませんよね。まして、iPhoneやアンドロイドの人は変換用のアプリとかが必要になったり、苦労して開いてもレイアウトが崩れたりするからクソ迷惑なんですよー(^^)

じゃあ、どうすればいいと思いますか?

【1】まずは、文書ファイルなら添付にしないで、地の文にそのままペーストすることです。地の文はどんなメールアプリでも読めないはずがありませんから、それが一番相手に負担がありませんよね。

【2】でも、独立したファイルとして転送したりしなければならないときもありますよね。その場合はプレインテキストのファイルで送ればいいんです。これは文字装飾などのない一番シンプルなファイルですから、どんな環境でも開くことができます。表計算ならCSVファイルで同じことができます。

【3】ただ、テキストファイルだとフォントの指定や右寄せ、左寄せなどの文字装飾などができないので、それがどうしても必要なときには困りますよね。そんな時にはワードの代わりにGoogleドキュメントで共有しましょう。表計算ならGoogleスプレッドシートですね。Google系のオフィスなら、インターネットブラウザがあれば開けます。Chromeがなくても、どんなブラウザでもいいんです。さすがに、メールが受信できてブラウザが入っていない環境なんてありませんよね。Googleドキュメントならリフロー型なので、PCで見れば1行40文字の文書でも、スマホで見れば自動的に15文字ぐらいで改行されますから、スマホでも見やすいんですよー。

【4】それでも例えば愚かでガチガチな規定やセキュリティーシステムのせいで、MSオフィス系しか添付できないようなブラックな環境もあるかもしれません。その場合は、MS系のファイルを一方的に送りつける前に、一言「MSオフィスのファイルしか添付できないのですが、よろしいですか?」などと了解をとっておきましょう。それで了解してくれれば「気遣いのできる人だな」と好印象を与えることができますし、ダメだったら社内の愚かな規定を変更する必要を上司に理解してもらいましょう。

もちろん、社内限定なら「添付はMSオフィスファイル」とか規定があってもいいんですよ。社内の人ならMSオフィス購入代も支給してもらえますしね。(支給されないのにそんな規定があったらブラック企業なので、すぐ退職届を書きましょう)

でも、同じ組織ではない人の環境は送り手からは分かりません。読み手は2割以上の確率でMSオフィスを持っていませんし、97%の確率でスマホで見る場合もあるのです。

ビジネスマナー講師として断言しますが、ビジネスマナーの基本は、相手に迷惑をかけないことです。相手が読めるかどうかも分からないファイルを了解もなく送りつけるなんて、クソ迷惑なので、すぐにやめましょうね(^^)

そうそう、同業者がお辞儀の角度とか、ノックの回数とかクソどーでもいいことを「ビジネスマナー」とか称してあくどい商売をしているという噂をよく聞きますが、ノックの回数が一つ多いか少ないかなんてことは誰の迷惑にもならないので、無視していいです。

それより、「MSオフィスの添付はマナー違反」! これを徹底しましょう。それだけで「この人は多様な環境の人に配慮できる素敵な人だな」とあなたの印象がワンランクアップすること間違いなし!

こんなことはベテラン冒険家なら誰でも知っているジョーシキですが、新人冒険家の皆さんは知らない人もいるので、気をつけてくださいね!

そして冒険は続く。

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【参考資料】
むらログ: Googleの同時共同編集がパワーアップしてた!
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posted by 村上吉文 at 09:42 | 日記 | このエントリーをはてなブックマークに追加