2020年07月12日

IDやパスワードを自動的に返信

クリエイティブ・コモンズ・ライセンス


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冒険家の皆さん、今日もラクダに揺られて灼熱の砂漠を横断していますか?

「#Zoomでハナキン」にご参加になっている皆さんはご存知の通りですが、おとといのイベントではこちらがZoomの ID とパスワードを送ろうとしたところ、多くの人がメールを受け取れないという事態が発生してしまいました。送信者である僕のところには「そのメールはブロックされました」という通知が大量に押し寄せていました。届いている人もいたようですが、ほぼ大多数の人が受け取れなかったようです。Twitter やメールやFacebook メッセンジャーでお知らせをくださったかたには急遽メッセージで ID とパスワードをお送りしたのですが、最近使い始めたばかりのFlockにはトラブルの発生中アクセスする暇がなく、大変申し訳ないことにFlockでお問い合わせをくださったかたにはご参加いただくことができませんでした。今回インド人の先生がほとんどいらっしゃらなかったのはそういう事情があります。(Flockはインド発のSlackの進化版のようなサービスです)

その間も一人一人にメールを送ることは可能でしたので、もしかしたら原因は大量の人に BCC で一斉にメールを送っていたことにあるのかもしれません。

それで来週7月17日のハナキンは別の方法で皆さんにズームの ID やパスワードなどを送らなければならないことが想定されました。

まず急遽考えたことが Twitter のグループチャットです。これは50人までがひとつのグループチャットに入れるので、普段の参加者を考えると三つか四つのグループチャットを作れば何とかなるかもしれません。それで申し込みの時に Twitter の ID を記入していただく欄も作っています。

ただ、参加者の中には Twitter をまだお使いではない方もいらっしゃるようなので、これは根本的な問題解決にはなりそうにありません。

やはり根本的な問題解決の方法としてここはそろそろGAS(Google App Script)を勉強して、申し込んだ皆様に一人一人個別のメールをお送りできるようになって、そこに ID やパスワードなどを入れておけば良いのではないかということでした。

いろいろ検索してみてたどり着いたのが以下の資料です。
「【GAS】自動返信機能付きGoogleフォームの作り方」
https://valmore.work/auto-response-from-google-form/

実際にこの資料の通りにやってみたら本当に驚くほど簡単でびっくりしてしまいました。
やり方としては「下記スクリプトを書きましょう。」の部分を以下の通り、少し編集するだけです。

3行目:僕の申し込みフォームでは「氏名」ではなく「お名前」になっているので、「氏名」を「お名前」に変更。
4行目:同じく「メールアドレス」を「Email address」に変更。

これは申し込みの Google フォームの中の質問項目の中から該当する情報を取り出すという部分なので、Google フォームの中で使っている項目の名前に合わせる必要があるわけですね。

5行目:「お問い合わせ内容」が必要ないので行ごと削除。

8行目:タイトルを決める部分なので、いつも通り「#Zoomでハナキン0717にお申し込みいただきありがとうございました。」に変更しました。

13~16行目:ズームの ID とパスワードを入れました。この部分に出てくる「'\n'」は改行の意味のようです。

18〜29行目:あまりエレガントではありませんが、これとは別に申し込んだ内容をそのまま自動返信する機能も使っている(つまり申し込み者は2通のメールを受信する)ので、この「ご送信内容の確認」の部分は全て削除しました。

31〜36行のメール送信の部分はそのまま残してあります。

最初に間違ったスクリプトのまま実行してしまった時には、ちゃんと「失敗した」という通知が届きましたので、ダメならダメでその時点で対応すればいいと思っています。またメールが送信された時にはきちんと送信箱の中に残っていますので、「機械に任せてしまって送信できたかどうかわからない」というようなことはありません。

僕はもちろんプログラミングの専門家ではありませんので、これは非常に初歩的な内容です。ただ、きちんとしたプログラマーが書いたスクリプトが検索すればいくらでも見つかるので、それを自分用にちょっと編集して業務の効率化に役立てるということは、もう誰にでもできる時代なのではないかと思います。今日はその例の一つとして、ズームの ID とパスワードを自動的に返信するという例をご紹介しました。

Google App Script にはユーザーが行った操作を記録してそれをそのまま再生するマクロや、それを編集したりする機能もあるので、今後はその辺りも気軽に使ってみようかと思っています。

そして冒険は続く。

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【参考資料】
「【GAS】自動返信機能付きGoogleフォームの作り方」
https://valmore.work/auto-response-from-google-form/

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posted by 村上吉文 at 18:46 | 日記 | このエントリーをはてなブックマークに追加