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2012年03月09日

ファイルの共有はLANを組むよりGoogleドキュメントで。

by barbourians

Googleは2012年4月25日にGoogleドライブを発表しましたが、この記事はそれより前に書かれたものです。
Google Drive https://drive.google.com/start

最近、日本語教育機関などでもLANを作って、自分たちの作った教材や成績管理の資料などを共有しているところが増えてきました。
(・・・というと、教育機関以外の人は「え?まだそんな状況なの」と驚かれるかと思いますが、実際そんなところなんですよね。そういえば先日は大阪では教員の4割しかパソコンが供与されていないとかいう記事を見かけたばかりです。)

でも、LANを組むのって僕もやったことがないし、資料を見ればできるかもしれませんけど、そもそもそんなことに時間をかけるなら、より本質的なところにもっと時間をさきたいと思う人は少なくないはず。で、そういう機関におすすめなのが、Googleドキュメントで資料を共有することです。全部無料でできます。

「え、でもGoogleドキュメントって無料バージョンは1GBしか使えないんでしょ?」と思っている人もいるかも知れません。僕もこのサービスが始まったときは「はぁ?1TB(テラバイト)の間違いじゃないんですか?」とかコメントしていたりしました。でも、実際はもっとスゴイんです。実質的に無制限なんですよ。

というのも、「総量1GBまで」というのはマイクロソフトのワードやエクセルなどのファイルをそのままアップロードした時のことで、これをGoogleドキュメントの形式に変換して保存(アップロード)すれば、それは「総量」の中に含まれないのです。

「でも、無料バージョンだとスプレッドシートとかは全部で1000ファイルしか作成できないでしょ?」と思っているそこのあなた、よく勉強してますねー。というか、僕もしばらくそう思っていたんですが、でも実は他のユーザーと共有しているファイルは、その1000個の中には数えられないんです。まあ、もちろん、職場の中でも顧客のパスワードなどは共有できないかもしれませんけど、そんなファイルは1000個もありませんよね、普通は。

もちろん、ワードからGoogleドキュメントに変更すると、レイアウトが違ったり、エクセルの関数も微妙にGoogleドキュメントとは違うものもあります。ですから、デザイン重視の文書などはワードファイルそのままかPDFなどにしてアップロードしておくといいと思いますが、でも普通の決裁書などはGドキュメントにしてもまったく問題ありません。金額や納期や人名などが変わってしまうことはありませんので。

また、写真なども同じGoogleのPicasaを使えば実質無制限です。まあ、これもものすごく巨大なサイズ(2048ピクセル以上)の写真にすると1GBまでという制限はあるんですが、普通のサイズの写真ならカウントされないのです。

そして、大切なことは、Googleドキュメントも写真も、すべてオンラインで指定した相手のみに共有することができるという点です。つまり、職場にLANを構築する必要性というのは、もうほとんどないといっていいのではないでしょうか。

無料のGoogleドキュメントを使えば、ワードもエクセルもパワーポイントも必要ありません。インターネットとブラウザ一つあればいいのです。OSだって、windowsだろうとChromeOSだろうとMacだろうと構いません。パソコンにはOSとブラウザ以外にはソフトを入れなくていいので、メンテナンスも要りません。ファイルなどはインターネットの「向こう側」に保存するので、もちろん自前のサーバーも要らないわけです。

こういう方法はもう何年も前から「クラウド」という名前で一種の流行のようになっていますが、もう特にエンジニアに頼んでLANを組む必要すらなく、LANを組む予算も技術に詳しい人もいない教育機関ですら使えるようになってきているんですね。いい時代に生まれたものです。

【参考】
Google ドキュメント(Google Docs.)とは | Google Apps セットアップ&サポート
http://www.appsupport.jp/googleapps/docs/

仕組み : Google ドキュメントの保存容量 - Google ドキュメント ヘルプ
https://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=ja&answer=39567

サイズの制限 : Google ドキュメントの設定 - Google ドキュメント ヘルプ
https://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=37603

Google+との連携でPicasaウェブアルバムの無料容量が無制限に! : ライフハッカー[日本版]
http://www.lifehacker.jp/2011/07/110704_picasa-googleplus.html

美瑛のはしっこから: 本当にPicasaの使用率が0%になっていました
http://biei-no-hasikko.blogspot.com/2011/07/picasa0.html
posted by 村上吉文 at 18:36 | Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このエントリーをはてなブックマークに追加
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